COMO HACER UN
DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO EN 7 PASOS
Paso #1. Reúne el Comité de Gestión Documental.
Este paso te permitirá crear una visión conjunta por
parte de los demás integrantes de la empresa, sobre la importancia que tiene
saber cuál es el estado actual archivístico.
Mi recomendación para ti es, no inicies el Diagnóstico de Archivo sin antes tener el visto bueno de diferentes áreas de la entidad.
En la
mayoría de los casos los representantes de estas áreas están en el Comité de
Gestión Documental.¿Por qué
lo digo?
Sencillo: Para que
el Diagnóstico de Archivo sea verdaderamente integral, necesitarás del aporte
de otras áreas que tienen alguna relación con el área de Archivo.
Si comité ve pertinente que realices este instrumento, entonces lo mejor es que se
realice un comunicado solicitando a todos los colaboradores sus aportes
con información real, en caso de ser partícipes del Diagnóstico de Archivo.
Paso #2. Recopila información sobre la Entidad.
Para ti será fundamental que antes de iniciar con el diligenciamiento de formatos o hacer entrevistas, primero recopiles:
- El organigrama actual de la empresa para conocer las áreas y su tamaño.
- Documento de constitución de la empresa para tener clara la razón social y la fecha de constitución.
- Otros documentos relacionados con Diagnósticos Archivísticos que se hayan aplicado en la empresa.
- Toma fotos que evidencien como encuentras todo antes de hacer el Diagnóstico de Archivo.
Puedes buscar otra información que te sirva de base antes de iniciar con las herramientas para identificar el estado archivístico de la entidad.
Paso #3. Realiza una medición de los archivos de la entidad.
Este paso requiere que te concentres e identifiques todos los lugares de la entidad en donde se encuentran los documentos.
Además, ubica otros depósitos en los que la entidad alberga documentos bien sean debidamente organizados o todo lo contrario, como un fondo acumulado.
La medición la debes aplicar tanto a los archivos de gestión (las oficinas) como en el archivo central e histórico en caso de contar con uno.
Un método sencillo de medición, consiste en que crees pilas de documentos y los midas de forma vertical por su lomo.
Puedes tomar una primera medida estándar como base en los archivadores metálicos verticales y aplicarlo en cada una de las gavetas siempre que se cumplan los mismos requisitos, como el volumen documental.
Te recomiendo descargar la Norma Técnica Colombiana (NTC) 5029 que trata sobre la medición de archivos.
Esta Norma tiene distintos métodos de medición según la forma en como estén agrupados los documentos.
Pero no solo te quedes con la medición de los documentos en soporte papel.
También debes indagar por la medición de los documentos electrónicos, es claro que la unidad de medición no sería en metros lineales sino en medidas como megabytes o gigabytes.
Este tema de medición de archivos amerita un artículo exclusivo, pronto lo verás..
Pero no solo te quedes con la medición de los documentos en soporte papel.Paso #4. Incluye los requisitos mínimos normativos.
Debes de plasmar en cada una de las herramientas que piensas usar para hacer el Diagnóstico de Archivo, las diferentes exigencias que en materia de Archivística y Gestión Documental se deben de tener en la entidad.
Seres entidad pública o privada existen requisitos en materia de gestión documental que la norma exige.
Este es un punto clave para que el Diagnóstico de Archivo que llevarás a cabo en la entidad cumpla con su propósito principal:
Mostrar la condición real de la entidad en materia de archivos y gestión documental.
Te aclaro, este paso (#4) es incluir lo requisitos normativos de archivos.
Es decir : az elaborado los instrumentos con los criterios archivísticos a evaluar y solo le estás incluyendo lo que se requiere por norma.
Para los criterios que vas a evaluar y no son tomados de alguna norma, puedes usar como base los diferentes procesos de la Gestión Documental.
Extrae de cada proceso criterios claves que debas evaluar y permitan conocer el estado real mediante el Diagnóstico de Archivo.
Paso #5. Evalúa una muestra real de los documentos.
Paso #5. Evalúa una muestra real de los documentos.
¡Si, como lo lees! Es nesario que tomes una muestra representativa de los documentos.
¿Con qué objetivo? Ientificar el verdadero sistema con el que la empresa ha estado organizando sus archivos.
Lo que vas a hacer con la muestra es evaluar los principios y métodos archivísticos de organización de documentos.
También tomarás en cuenta con dicha muestra, sí se está llevando a cabo las exigencias normativas en cuanto al tratamiento y seguridad de la documentación.
Te recomiendo que utilices una muestra entre el 5% y el 10% del total del fondo documental.
Así, los datos nacerán de un margen amplio de documentos y no de un mínimo que podría engañar la prueba.
Si estas en Colombia (si no, igual te puede servir) puedes tomar como referencia el acuerdo 042 de 2000 y el acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la Nación.
Ambos acuerdos te darán bases para evaluar la organización de los documentos tanto físicos como electrónicos.
Así, los datos nacerán de un margen amplio de documentos y no de un mínimo que podría engañar la prueba.
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