Fondos Acumulados
Los fondos acumulados son documentos reunidos
por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un
criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de política
archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en
la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución
concentre en sus depósitos documentación producida por la o
las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido
algunas funciones.
¿Cómo Identificar
Los Fondos Acumulados En Una Institución?
Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión
ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el
fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de
Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).
¿Cómo Abordar La Organización De Los Fondos Acumulados?
Diagnóstico: Establecimiento Del Nivel De Organización
Documental : El diagnóstico integral involucra aspectos generales del archivo
de la entidad tales como el nombre del archivo, su ubicación
15 Manual de Organización de Fondos Acumulados
geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura
organizacional; datos sobre la planta física donde funciona el
archivo: áreas de depósito dentro y fuera del edificio, condicio
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nes ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de conservación de la documentación.
ReconstruLacción De La Historia Institucional : reconstitución del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización de
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los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histórico de la institución productora lo que a su vez permitirá “reconducir” los documentos al orden originario que tuvieron en el
momento de ser producidos.Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas (documentales) sin importar el carácter de cada entidad
(orden nacional o territorial, del nivel central o descentralizado);
deben recopilarse los siguientes documentos para elaborar la
Historia Institucional:
- ANTECEDENTES
- CREACIÓN
- DESARROLLO
Plan De Trabajo Archivístico Integral : Una vez aplicados los formatos para evaluar el nivel de organización es necesario tabular sus datos. Particularmente, debe
revisarse aquella información relacionada con cada una de las
columnas del último formato tales como: número de depósitos,
entidades que produjeron la documentación, dependencias, asuntos, fechas extremas de la documentación producida por cada
una de ellas, volumen documental en metros lineales para cada
entidad productora. De otra parte, se debe valorar el estado en
que se encuentran los procesos de identificación, clasificación,
ordenación y descripción que son las acciones que deberán
emprenderse en el proceso de organización.
Fase Operativa: Organización Documental Y Procesos Técnicos
Contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que
requiere la organización documental como de los procesos de
alistamiento físico según sea el nivel de organización y estado
físico de los documentos. Los primeros se refieren a la identificación, clasificación, depuración y ordenación, descripción, valoración y selección; los segundos a la limpieza y desinfección de
acuerdo con los deterioros identificados.
Elaboración De Tablas De Valoración Documental
Las Tablas de Valoración Documental se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final.
Importancia de las Tablas de Valoración Documental
Para la administración:
• Garantiza el derecho a la información
• Favorece una adecuada selección documental.
• Permite la adecuada conservación de los documentos de
valor histórico.
• Racionaliza recursos y espacios.
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