¿QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL ?
La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en formato digital, contribuyendo así a:
1) Mejorar la gestión de la información.
2) Automatizar procesos.
3) Reducir costes, tiempo y espacio.
Un gestor documental es un software o aplicación que permite a las organizaciones manejar todos sus flujos de documentos.
Dota a los documentos de las organizaciones de una estructura lógica para su almacenamiento y posterior utilización.
¿Qué es el Programa de Gestión Documental?
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
El ciclo vital de los documentos consiste en una sucesión de etapas por las que transita un archivo a lo largo de su vida útil. Dichas fases, van desde la creación de un documento, pasando por todos sus usos y modificaciones, hasta el momento de ser destruido o archivado de forma permanente.
ARCHIVO FENERAL DE LA NACIÓN
El AGN es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro país y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva.
TRD Y TVD
En el Archivo general de la Nación Convalida y lista las TRD (Tablas de Retención Documental) y TVD (Tablas de Valoración Documental).
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a través del Comité Evaluador de Documentos certifica que las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) de las entidades del orden nacional, entidades privadas que cumplen funciones públicas y otros organismos regulados por la Ley 594 de 2000, cumplen los requisitos técnicos de elaboración y aprobación conforme a las normas expedidas sobre la materia.
COMPRENDE UNAS ETAPAS
1. Se aportan los requisitos para iniciar el proceso de evaluación y convalidación de TRD o TVD.
2. Se evalúan las TRD y TVD y se expide concepto técnico de evaluación.
3. Se sustentan las TRD o TVD ante el Pre-Comité Evaluador de Documentos.
4. Se sustentan las TRD o TVD el Comité Evaluador de Documentos.
5. Se expide el certificado de convalidación de TRD o TVD.
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